In 90 dagen van eerste vraag tot werkende assistent
Geen theoretisch model maar de volgorde die in de praktijk werkt, met per fase wat je doet, wie je nodig hebt en waar je op stuurt.
Week 1 en 2: tellen en kiezen
Tweehonderd gesprekken categoriseren
Onderwerp, kanaal en of het antwoord al ergens vastligt. Twee uur werk dat de rest van het project stuurt.
Kies drie onderwerpen
De drie met het hoogste volume en het meest eenduidige antwoord. Meer niet, hoe verleidelijk het ook is.
Bepaal je nulmeting
Huidig volume, gemiddelde afhandeltijd en tevredenheid. Zonder nulmeting kun je later niets aantonen.
Wijs één eigenaar aan
Iemand die de vragen kent en knopen mag doorhakken, met vier tot zes uur per week vrijgemaakt.
Week 3 en 4: kennis schrijven
Dit is de fase die bedrijven onderschatten en die het resultaat bepaalt. Voor elk gekozen onderwerp schrijf je één antwoord dat klopt, actueel is en in jouw toon staat. Geen zeven versies in zeven documenten.
- Eén onderwerp, één document, één eigenaar
- Schrijf uitzonderingen expliciet op, want daar gaat het mis
- Noteer wat de assistent nooit mag zeggen: prijzen, toezeggingen, juridische uitspraken
- Leg vast wanneer hij moet overdragen en met welke zin
Week 5 tot 8: live met een klein deel
Zet hem live op één kanaal
Meestal chat of WhatsApp, buiten kantooruren of voor een deel van je bezoekers.
Lees dagelijks gesprekken terug
In het begin alles, na twee weken alleen de gesprekken zonder antwoord en de doorgezette gesprekken.
Verbeter wekelijks
Eén verbeterronde per week op basis van echte gesprekken. Dat ritme levert meer op dan een grote update per maand.
Meet mee vanaf dag één
Afvanggraad, overdrachten, tevredenheid. Zet het in één simpel overzicht dat iedereen begrijpt.
Week 9 tot 13: uitbreiden en vastleggen
- Voeg pas nu het tweede kanaal toe, met dezelfde kennisbron
- Breid uit naar onderwerp vier tot zes, in dezelfde volgorde van volume
- Leg je AI-beleid vast: wie is eigenaar, hoe vaak evalueer je, wat log je
- Zorg dat de meldplicht en verwerkersovereenkomsten op orde zijn
- Plan een vast maandelijks halfuur waarin iemand de cijfers doorneemt
Na negentig dagen heb je geen project meer maar een werkwijze. Dat laatste punt, dat vaste halfuur per maand, is precies wat het verschil maakt tussen een assistent die beter wordt en een die langzaam verouderd raakt.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het invoeren van AI klantenservice?
Een werkende eerste versie staat binnen twee tot vier weken. Reken op negentig dagen tot een assistent die stabiel draait, gemeten wordt en zelfstandig een groot deel van je vragen afhandelt.
Wie heb ik intern nodig?
Eén iemand die de klantvragen kent en beslissingen mag nemen, gemiddeld vier tot zes uur per week. Zonder die persoon loopt elk project vast op wachten, hoe goed de leverancier ook is.
Moet ik met een pilot beginnen?
Ja, maar met een pilot die echt live staat voor een deel van je klanten. Een pilot in een testomgeving levert geen bruikbare gesprekken op en dus geen leerpunten.
Wanneer weet ik of het geslaagd is?
Als je na negentig dagen kunt laten zien hoeveel gesprekken zijn afgevangen, hoeveel uur dat scheelde en dat de klanttevredenheid niet is gedaald. Ontbreekt een van die drie, dan is het nog niet af.
Wat doe ik als de afvanggraad blijft steken?
Lees honderd mislukte gesprekken terug. In negen van de tien gevallen ontbreekt er kennis of is een antwoord te vaag geformuleerd. Dat is redactiewerk, geen technisch probleem.
Wie zit hier achter?
Deze site is een initiatief van Triplebird, een Nederlands AI-automatiseringsbureau voor het MKB. Wij bouwen automatiseringen voor vaste prijzen, geen uurtarieven, en hebben inmiddels 40+ bedrijven geautomatiseerd in onder meer de bouw, e-commerce, finance, zorg en zakelijke dienstverlening. Onze klanten houden gemiddeld 14 uur per week over, vanaf week zes. We hebben deze gids geschreven omdat we te vaak zien dat ondernemers een chatbot kopen voordat iemand hun klantvragen heeft geteld.
Benieuwd wat er kan in jouw bedrijf? Plan 20 minuten in.
Geen verkooppraatje. We kijken samen naar je processen en je hoort eerlijk wat er wel en niet kan.
Liever mailen? hello@triplebird.nl